Turnkring Vrank en Vrij Hoevenen V.Z.W.

Kerkstraat 106, 2940 Hoevenen. Record bank : BE64 9611 8111 4452   BIC : HBKABE22XXX

Secretariaat : Uten - Kegels, Berkenlaan 147 2940 Hoevenen Tel : Inge 0477/687.999 Tim 0497/541.924

Onze vereniging behaalde het

Wij zijn lid van

Besproken en goedgekeurd op de algemene vergadering van 23 april 2016. ‘ Goede afspraken maken goede vrienden’ Het huishoudelijk reglement werd opgesteld om de leden van onze vzw een overzicht te geven van alle interne regels, de werking en de verwachtingen. Een huishoudelijk reglement is een verzameling van regels, ter ondersteuning en verduidelijking van de statuten. Het huishoudelijk reglement is ondergeschikt aan de statuten, dus kan geen afspraken bevatten die in strijd zijn met de statuten en de vzw-wetgeving. Onze laatste statutenwijziging gebeurde in 2011 (AV op 30/4, gepubliceerd in staatsblad op 17/6). We volgen in ons huishoudelijk reglement ook de structuur van onze statuten. Iedereen die betrokken is bij de vzw, wordt geacht dit huisreglement te kennen en te respecteren. 1. Rechtspersoonlijkheid Zetel: De maatschappelijke zetel is gevestigd in de Kerkstraat 106 te 2940 Stabroek, gelegen in het arrondissement Antwerpen. We kiezen voor het adres van onze turnzaal, en niet het secretariaatsadres, omdat dit adres het minst snel zal/kan wijzigen. Doel en activiteiten: De vzw wil de lichamelijke ontwikkeling en het welzijn van haar leden bevorderen door de organisatie van een aangepast en gevarieerd aanbod van diverse disciplines binnen de recreatieve gymnastiek en dit binnen een kwalitatief en ontspannen kader. We kiezen bewust voor recreatieve gymnastiek, en opteren (voorlopig) om niet in te zetten op specialisatie met het oog op deelname aan competitiewedstrijden. Onze specialisatiegroepen en dansgroepen mogen wel deelnemen aan recreatieve wedstrijden. 2. Lidmaatschap We kiezen bewust om niet alle leden van onze turnkring ook lid te maken van de vzw. 2.1. Leden van de turnkring = toegetreden leden Iedereen die wil komen turnen en/of lesgeven moet lid worden van de turnkring. Zij betalen lidgeld dat jaarlijks op een algemene vergadering in het voorjaar wordt bepaald, en daarna zo snel mogelijk aan de leden (en ouders) wordt gecommuniceerd. Leden die willen aansluiten doen dat via de procedure en formulieren die binnen het bestuur zijn vastgelegd en door het secretariaat worden beheerd/bewaakt. Leden van de turnkring worden via ons aangesloten bij de Gymfed. Hierdoor zijn ze o.a. verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en persoonlijke ongevallen. Alle informatie over het lidmaatschap wordt jaarlijks via onze ‘WELKOM’ gecommuniceerd. 2.2. Leden van de vzw Zoals de statuten bepalen, zijn alle lesgevers ouder dan 16jaar automatisch lid van de vzw. Daarnaast kunnen ook familie, vrienden of kennissen van onze leden lid worden van de vzw. De procedure voor toetreding staat beschreven in de statuten (o.a. voorgedragen worden), net zoals de procedure voor ontslag (zelf) en uitsluiting (door turnkring). Tijdens elke Algemene Vergadering wordt genoteerd wie lid is van de vzw, zodat er steeds een actuele lijst is van de leden van de vzw. Deze wordt bijgehouden op het secretariaat. 3. Algemene Vergadering (AV) De algemene vergadering is het hoogste orgaan binnen de vzw, en de meeste zaken (samenstelling, bevoegdheden, enz..) worden dan ook strikt geregeld door de vzw-wetgeving. Enkele praktische aanvullingen: 3.1. Volmachten: als er volmachten zijn om tijdens een algemene vergadering iemand te vertegenwoordigen, dan dient dat ten laatste bij de start van de algemene vergadering aan de voorzitter of secretaris overhandigd worden. 3.2. Vergaderingen: we organiseren minstens 2 algemene vergaderingen, nl. - In het najaar: voor de begroting, verkiezing bestuur, enz - In het voorjaar: voor de jaarrekening, bepalingen volgend seizoen (bijv. lidgeld), enz.. 3.3. Beslissingen: door de belangrijkheid en geringe frequentie van de AV, is het zeer belangrijk om met zoveel mogelijk leden aanwezig te zijn, zodat beslissingen rechtsgeldig kunnen genomen worden. 3.4. Inzagerecht: een verslag van de AV wordt zo snel mogelijk aan iedereen bezorgd (via mail, als Pdf). 4. Raad van bestuur (RvB) De raad van bestuur staat in voor de dagdagelijkse leiding van de turnkring, en bewaakt onze werking op inhoudelijk, organisatorisch en zakelijk gebied. Ook de RvB wordt sterk geregeld door de vzw-wetgeving. - De raad van bestuur wordt telkens op de AV in het najaar verkozen, en verdeelt de taken (en verplichte functies) op de eerstvolgende bestuursvergadering. De taakverdeling wordt nadien gecommuniceerd, en als bijlage toegevoegd aan dit huishoudelijk reglement. - Iedereen van het bestuur kan in principe aankopen doen en afspraken/contracten afsluiten, zolang het in de geest van de turnkring en zijn activiteiten is. Grotere of eenmalige of niet-courante aankopen worden eerst op het bestuur besproken en goedgekeurd. - De raad van bestuur vergadert in principe maandelijks, en legt de data vast in onderling overleg. Deze data worden aan de lesgevers en andere leden van de vzw gecommuniceerd, zodat agendapunten ook door hen kunnen worden meegegeven. - Het verslag van de RvB wordt zo snel mogelijk aan iedereen van het bestuur bezorgt. Daarnaast worden de lesgevers en andere leden van de vzw geïnformeerd over de belangrijkste beslissingen. 5. Interne afspraken Dit huishoudelijk reglement bevat ook een aantal interne afspraken die nodig zijn voor een goede organisatie van onze werking. 5.1. Vrijwilligersnota Conform de vrijwilligerswet worden er afspraken gemaakt rond de rechten en plichten van onze lesgevers (en andere vrijwilligers). - De vrijwilligersnota wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd, en op de algemene vergadering ter goedkeuring voorgelegd. - Een exemplaar van de vrijwilligersnota kan opgevraagd worden bij het secretariaat 5.2. Algemene richtlijnen Er worden een aantal algemene richtlijnen opgesteld om - de lessen ordelijk te laten verlopen - de veiligheid in en om de turnzaal te garanderen - de kwaliteit van de lessen te bevorderen. Leden (en hun ouders) worden geacht deze algemene richtlijnen te kennen en na te leven. De algemene richtlijnen worden jaarlijks tijdens de algemene vergadering ter goedkeuring voorgelegd. De algemene richtlijnen worden ruim gecommuniceerd (website, welkom, in het gebouw zelf, enz.). Een exemplaar van de algemene richtlijnen kan opgevraagd worden bij het secretariaat 5.3. Communicatie extern Om duidelijk, tijdig en gericht te kunnen communiceren, zijn er een aantal afspraken gemaakt - Algemene informatie over de werking van de kring wordt jaarlijks verwerkt in de ‘WELKOM’ die alle leden bij de start van het seizoen of als ze beginnen in de loop van het seizoen op papier ontvangen. - Daarnaast wordt er meerdere keren per jaar een ‘nieuwsbrief’ en/of snelnieuws opgesteld en per mail (of op papier) aan alle leden (of hun ouders) bezorgd met daarin actuele informatie en nieuwtjes. Een exemplaar hiervan wordt ook in de turnkring opgehangen of ter beschikking gesteld. - Onze website www.vrankenvrijhoevenen.be bevat eveneens alle informatie en de meest actuele gegevens van onze werking. - We hebben ook een facebook-pagina. - Extra brieven/last minute informatie wordt zo veel mogelijk vermeden. Indien nodig, geldt => voor algemene brieven, dat deze worden opgesteld en verspreid door het secretariaat => voor afdelingsbrieven, dat deze worden opgesteld en verspreid door lesgevers zelf, na voorlegging aan het secretariaat. - Alle promotiemiddelen (affiches, flyers, enz.) worden door het secretariaat ‘beheerd’ => controle huisstijl, uitvoeren drukwerk, ondersteuning verspreiding, enz. - Bij alle extern mailverkeer (bijv. bestellingen, contracten, nieuwe leden, enz.) altijd het secretariaat (info@vrankenvrijhoevenen.be) mee in CC te zetten. 5.4. Communicatie intern We zijn een vrijwilligersorganisatie met veel ‘verschillende’ mensen, en dan zijn goede afspraken rond interne communicatie zeer belangrijk. - Alle contactgegevens van lesgevers en andere vrijwilligers/leden van de vzw worden door het secretariaat beheerd en verspreid, zodat je elkaar rechtstreeks kan aanspreken => gelieve wijzigingen dan ook zo snel mogelijk door te geven - Alle papieren (bijv. inschrijvingen) voor het secretariaat moeten in het juiste bakje in het lesgeverslokaal worden gelegd. Dit bakje wordt wekelijks leeg gemaakt. - Bij belangrijke interne mails het secretariaat (info@vrankenvrijhoevenen.be) mee in CC zetten. 5.5. Werkgroepen/activiteiten Voor elke activiteit in de turnkring wordt het standaard draaiboek ingevuld. Er kunnen afhankelijk van de activiteiten/thema’s aparte werkgroepen opgericht worden. Bijv. de organisatie van het (jaarlijkse) turnfeest, het kerstfeest, enz.. De werkgroepen worden door het bestuur goedgekeurd. - De leden en onderlinge taakverdeling wordt op een eerste vergadering bepaald - De werkgroep informeert het bestuur/lesgevers na elke vergadering, en communiceert duidelijk en tijdig mogelijke taken/verwachtingen aan de medelesgevers en bestuur - Financieel wordt er nauw samengewerkt met het bestuur, grote uitgaven moeten eerst door het bestuur worden goedgekeurd. 5.6. Algemeen Lesgeversoverleg Het is noodzakelijk af en toe ook eens met alle lesgevers (en bestuur) samen te zitten. Daarom organiseren we enkele keren per seizoen een Algemeen Lesgevers Overleg (ALO) - het lesgeversoverleg wordt bijeengeroepen door de jeugdsportcoördinator/bestuur - de aanwezigheid van alle lesgevers wordt verwacht, indien je niet kan komen tijdig verwittigen aub - agendapunten liefst vooraf bezorgen zodat de vergadering goed kan worden voorbereid - een verslag wordt zo snel mogelijk daarna aan iedereen bezorgd (via mail, in Pdf) 5.7. Overleg per thema Daarnaast wordt er af en toe ook per ‘thema’ overleg gepleegd (bijv. dans, kledij/wedstrijden specialisatie) = hier wordt minstens van elke betrokken afdeling iemand verwacht = een verslag wordt opgemaakt en aan het bestuur/secretariaat bezorgd. 5.8. Overleg per afdeling Tenslotte verwachten we dat er ook binnen de eigen afdeling voldoende overleg plaatsvindt. Dit is een gedeelde verantwoordelijkheid, en kan gaan over alles wat met de goede gang van zaken binnen de afdeling te maken heeft: voorbereiding, samenwerking, begeleidershouding, taakverdeling, enz. 5.9. Organogram De interne structuur van onze vereniging wordt in een organogram weergegeven. Dit organogram wordt jaarlijks op de algemene vergadering besproken en goedgekeurd. 6. Lesafspraken Dit huishoudelijk reglement legt ook de verwachtingen en afspraken vast rond de afdelingen / lessen 6.1. Team samenstelling De goede werking binnen je afdeling én daarbuiten is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De inhoud en kwaliteit van de lessen wordt door iedereen gedragen. Aanvullend voorzien we enkele ‘rollen’. In elke afdeling wordt een teamleider aangeduid die instaat voor - De coördinatie van de lessenrooster = zorgen dat er altijd voldoende lesgevers zijn - De organisatie van het overleg binnen de afdeling In elke afdeling wordt een vast aanspreekpunt voor de ouders aangeduid - Hij/zij is het eerste aanspreekpunt voor de ouders - Hij/zij is dus vlot aanspreekbaar en bereikbaar In elke afdeling wordt een vast aanspreekpunt voor het bestuur aangeduid, die een brugfunctie vervult tussen zijn/haar medelesgevers en het bestuur 6.2. Lesorganisatie De lesgever - bereidt de lessen (mee) voor en voert ze (samen) uit naar best vermogen; - is (zoveel mogelijk) aanwezig op de afgesproken momenten - verwittigt tijdig indien hij/zij niet kan komen; - zorgt er voor dat de lessen steeds kunnen doorgaan m.u.v. officiële feestdagen en schoolvakanties. Als er een les dreigt weg te vallen door afwezigheden van de lesgevers, zoek je samen met je team vervanging. Indien het lesgeversteam geen vervanging vindt, wordt minimum een maand voor de les de jeugdsportcoördinator aangesproken om voor vervanging te zorgen; - vraagt goedkeuring voor extra lessen/activiteiten vooraf aan het bestuur; - geeft het goede voorbeeld inzake de algemene richtlijnen (en interne afspraken) (bijv. kledij, schoenen, geen eten en drinken in de zaal, enz…); - geeft het goede voorbeeld inzake houding en omgang met andere leden en lesgevers (=FAIR PLAY – coole gymmanieren!); - bedreigt op geen enkele manier de psychische en/of fysieke integriteit van leden en/of lesgevers; - is het eerste aanspreekpunt voor leden en ouders. Voor de les   - maak je afspraken met de afdelingen voor en na jou inzake materiaal en zaalopstelling - maak je afspraken maken met de andere lesgever(s) van de afdeling om een vlot en doordacht verloop van de lessen mogelijk te maken – (communiceer deze tijdig met iedereen); - ben je minstens 10 minuten op voorhand aanwezig; Tijdens de les zal de lesgever - oog hebben voor de veiligheid van de leden en zichzelf; - pedagogisch verantwoord lesgeven; - een methodisch-didactische aanpak hanteren; - alle toestellen en toebehoren op hun plaats zetten. Dit op een verantwoorde manier zonder mogelijke beschadiging van de materialen en de infrastructuur; Na de les zal de lesgever - de zaal en het lesgeverslokaal ordelijk achterlaten; Er is een brochure ‘Ik ben lesgever, en wat nu?’ die nog wat meer uitleg geeft over de afspraken en verwachtingen tegenover lesgevers binnen onze turnkring. 6.3. Specialisatiegroepen In onze kring hebben we specialisatiegroepen om betere gymnasten de mogelijkheid te bieden zich verder te ontplooien en uitdagingen op maat van het kind te blijven bieden. Van de gymnasten die toetreden tot een specialisatiegroep wordt meer inzet en discipline verwacht dan van de gymnasten van de basisgroepen. Deze afdelingen zullen sporadisch deelnemen aan recreawedstrijden. Vermits we een recreatieve club zijn en willen blijven zal deelname aan deze wedstrijden niet verplicht worden, maar enkel voor de geïnteresseerden aangeboden worden. De basisregels voor deze afdelingen zijn: - Gymnasten turnen ook in een basisgroep - Lesgevers van de specialisatiegroepen overleggen gezamenlijk over toetreding, overgang en eventuele stopzetting van gymnasten. Alle ‘beslissingen’ worden aan het bestuur voorgelegd. Er is een gezamenlijke afsprakennota van de afdelingen specialisatie over o.a. toetreding, opvolging gymnasten, communicatie met leden/ouders, timing, enz. 7. Vorming en Bijscholing Lesgevers (en andere vrijwilligers) worden gestimuleerd en ondersteund in het volgen van bijscholing en vorming. De turnkring betaalt het cursusgeld van zowel korte als langdurige opleidingen, als - de vorming zinvol is en aansluit bij de taken en verantwoordelijkheden in onze vereniging - de vrijwilliger de opgedane kennis inzet en deelt binnen onze turnkring - de vrijwilliger nog minstens één kalenderjaar in onze vereniging actief is Indien de vrijwilliger in meerdere verenigingen actief is, betalen we maar 50% van het bedrag. Annulatiekosten om niet-medische reden of andere extra kosten zijn voor de vrijwilliger zelf. De turnkring betaalt maar éénmaal een cursus. Bij het niet behalen van een attest, wordt de vrijwilliger geacht op eigen kosten een herkansing te volgen. De turnkring kent de vrijwilliger een forfetaire vergoeding toe op het einde van het seizoen van 10 euro per dag opleiding/bijscholing als het een kortlopende vorming was. Een vrijwilliger mag maximum 32,71 euro per dag en 1.308,38 euro per jaar in het totaal aan vrijwilligersvergoedingen ontvangen. (bedragen 2016!) 8. Onkostenvergoeding ‘lesgevers’ De turnkring geeft op het einde van het seizoen aan de vrijwilliger een forfetaire onkostenvergoeding van - 50 euro per afdeling met een maximum van 200 euro - 25 euro voor het engagement buiten de lesmomenten * * de vrijwilliger krijgt dit bedrag als hij aanwezig is op minstens één algemene vergadering van de vzw, 50% van de vergaderingen (vooral lesgeversoverleg) en actief meewerkt aan 2 randactiviteiten van de turnkring Een vrijwilliger mag maximum 32,71 euro per dag en 1.308,38 euro per jaar in het totaal aan vrijwilligersvergoedingen ontvangen. (bedragen 2016!) Bij het niet naleven van de afspraken uit deze vrijwilligersnota, kan het bestuur van Vrank en Vrij Hoevenen vzw beslissen deze onkostenvergoeding niet of maar gedeeltelijk te geven. Daarnaast hebben lesgevers ook recht op - Een coach T-shirt – eenmalig, als ze starten als lesgever - Een gratis consumptie na de les

HUISHOUDELIJK REGLEMENT